Una de las reacciones frecuentes que he observado en la organización de eventos es como los novios pasan de la alegría a la preocupación cuando se inicia el trabajo de organización de una boda.
No es difícil ni complicado pero exige planificar, tener una visión amplia del evento y quizás lo más arduo sea tomar decisiones dejando de lado los sentimientos. Saber que la novia soñaba con un salón en particular y no conseguirlo o que el novio quería 300 litros de cerveza y no llegar a cumplirlo puede generar tristeza o cierta apatía pero les puedo asegurar que luego se supera.
Comparto con ustedes cuatro puntos claves que les van a permitir iniciar la organización de su boda con éxito:
1) El gran día
Si bien con algunas parejas se empieza a trabajar con una fecha tentativa (por ejemplo segundo o tercer sábado de noviembre 2021) no hay problema de comenzar a planificar y la fecha no afecta a las cotizaciones, pero en la mayoría de los casos si necesitamos definir el día para ver la disponibilidad de los proveedores y señar o contratar los servicios.
También tener en cuenta que en eventos la ley de oferta y demanda influye en los costos de los servicios y así como la temporada alta hace aumentar los costos la confirmación previa también puede darles beneficios.
2) Presupuesto
Una estimación de que monto tienen y están dispuestos a gastar nos permite destinar una suma estimativa a cada rubro, aunque luego la familia aporte, o lleguen servicios como regalo de bodas ningún presupuesto es infinito y hay que lograr coherencia, alquilar copas de champagne y luego no poder comprarlo o decorar exageradamente y sacrificar el servicio de barra de tragos no es, en mi opinión, lo más apropiado.
Lo que más ocurre es que se dejan de lado servicios para pagar más cubiertos, se sacrifica -por ejemplo- el alquiler de un auto antiguo para invitar a más personas. Si bien estos ajustes son normales hay que poner cierto orden y establecer prioridades.
4) Estilo
Una fiesta de gala, un almuerzo campestre o un cóctel al atardecer son diferentes formas de celebrar y nos permiten programar mucho mejor el desarrollo del evento.
Influye en los costos y en la organización, si bien las cosas van tomando forma en el transcurso de la organización una primera definición debería hacerse antes de empezar.
4) Lista de invitados
En el contexto de la pandemia se acabaron las invitaciones por compromiso y en cierto sentido está bien, priorizar a los familiares y amigos más queridos siempre es lo correcto.
Hacer una primera lista de invitados nos ayuda a calcular cantidades y a planificar muchas cosas, como organizadora siempre sondeo el perfil de los invitados ya que eso ayuda a definir varios puntos sobre el evento, desde preferencias gastronómicas hasta el nivel de tolerancia a ciertas situaciones. Por ejemplo, los invitados mayores no podrán estar en un cóctel de pie por muchas horas o para una fiesta de gala el uso de sanitarios químicos genera incomodidades.
Con estos primeros puntos y analizando los detalles podemos comenzar a soñar y luego a razonar en cómo llevar a cabo nuestro evento, un poco de fantasía es bienvenida pero hay que equilibrarla con inteligencia y realidad para que en la ecuación no se lleguen a generar frustraciones.
¡Hasta la próxima!
María Laura Rey Sales
Técnico en Ceremonial y Protocolo