Luego de la fecha, el lugar es lo siguiente a definir. Más allá de nuestros gustos y el presupuesto, hay factores clave antes de tomar una decisión.
Por empezar, la ubicación es fundamental. Tanto para un casamiento como para un cumpleaños de 15 con misa, hay que ver la distancia desde el templo hasta el salón para los invitados. Las novias y quinceañeras tienen que calcular el tiempo desde la peluquería hasta donde se visten, de ahí hasta la iglesia y luego el salón, incluido el lugar elegido para la toma de fotos.
Siempre es aconsejable que sea de fácil acceso o conocido por nuestros parientes y amigos. En su defecto, es conveniente adjuntar a la invitación un croquis bien claro y con buenas referencias para que nadie se pierda.
Si el lugar que elegiste no es de fácil acceso, sería bueno que incluyas un croquis en tus invitaciones.
Al llegar lo primero que hace la gente es estacionar, algo importante a tener en cuenta, a muchos les preocupa la seguridad; seria recomendable que haya algún guardia, la mayoría de los clubes y salones lo incluyen en el presupuesto.
Luego hay que ver la capacidad. Protocolarmente hablando se calcula un metro cuadrado por persona y se deja el 50 % de espacio libre para circulación y pista de baile. Eso significa que en un salón de 5 por 20 entran 100 personas sentadas y el espacio será suficiente para bailar y para el trabajo de los mozos. Traten siempre de no bloquear los accesos a los sanitarios y a la cocina y que todas las mesas tengan una linda vista.
No le recomiendo a nadie que por ahorrar alquile un salón chico, la gente se incomoda de verdad. En el caso de las quinceañeras, pueden calcular menos espacio, ya que ubican a los jóvenes en grupos de pufs.
Se calcula un metro cuadrado por persona y se deja el 50 % de espacio libre para circulación y pista de baile.
Hay salones que ofrecen espacios cerrados, otros abiertos y abiertos pero techados (tipo quincho) en caso de los dos últimos hay que prever el clima del día. Hay hoteles y salones que obligan a alquilar de reserva un salón techado y dos horas antes del evento deciden cuál utilizar. Queda a criterio de ustedes arriesgarse. Chequeen los equipos de aire acondicionado y ventiladores y pregunten si algún encargado (o el capitán de los mozos) estará presente para cualquier consulta.
Todo salón debe contar con iluminación y sonido propio, aparte del que instalan los decoradores y djs. Algunos incluyen las mesas y sillas, pidan siempre que se las muestren. Consulten a partir de qué horario los proveedores pueden empezar a trabajar, qué comodidades tiene la cocina, si hay buffeteras y freezer o si hay que llevar hielo, si hay vestuario (para cambiarse y guardar por ej cotillón y regalos).
Aseguráte de que el local cuente con los reglamentos de emergencia.
No se olviden de consultar el horario tope y el costo de la extensión de ese horario. Exijan la entrega del salón y los sanitarios en perfecta limpieza y con jabón y papel. Lean bien el contrato, a veces hay depósitos de garantía en caso de que algo se rompa o restricciones en la cantidad de invitados (por ejemplo para los que invitan después de las doce).
Toquen madera, chicas… Pero de cualquier forma asegúrense de chequear las salidas de emergencia, si hay matafuegos en regla, si el generador funciona y tiene combustible, si es apropiado para discapacitados y tengan anotados los teléfonos y la dirección de la comisaria y el hospital más cercanos. Aunque no haga falta, no cuesta nada.